Word o Power Point

deep impact on planet color-spettacolopuro-flickr A la hora de expresar una idea con la intención de que sea entendible por un tercero, suele ser muy habitual que nos encontremos con la disyuntiva del soporte informático que vamos a utilizar. Esta elección normalmente gira en torno a utilizar un procesador de textos (en el título he utilizado Microsoft Word para resumir) o un presentador de diapositivas (Power Point, idem). De hecho, en toda oficina existen fervientes partidarios y detractores de ambos soportes; si éstos coinciden en un equipo las discusiones sobre el soporte a utilizar soporte se pueden alargar durante largos minutos hasta que el responsable del equipo decide cortar. Finalmente se impone el formato preferido del jefe.

Pero debajo de esta disyuntiva meramente informática subyace otra mucho más relacionada con el lenguaje y la comunicación. Un "procesador de textos" se presta más a desarrollar y expresar la idea con texto, mientras que un "presentador de diapositivas" utiliza de manera preferente las imágenes, los dibujos y los diagramas. Los "profesionales prácticos" prefieren el procesador mientras que los "profesionales creativos" prefieren las diapositivas. El “profesional práctico” no quiere perder el tiempo dibujando, prefiere desarrollar la idea rápidamente en texto. El profesional creativo prefiere invertir un poco más en mostrar la idea apoyándose en la imagen.

En mi periplo profesional de oficina, me he encontrado con partidarios y detractores de ambas formas de comunicación y personalmente tengo que romper una lanza por los "creativos", mucho más respetuosos con los "prácticos". El "profesional práctico" suele despreciar las presentaciones en Power Point, no suelen ver la utilidad y sí el tiempo que se pierde en crear las presentaciones. Se quedan en la forma y no quieren ver ni entender el fondo; es como la persona que no escucha. De hecho, suelen bromear sobre las habilidades del "creativo" con el Power Point. Sinceramente, nunca he contemplado la actitud contraria.

Desgraciadamente para los "prácticos", está demostrado que los "profesionales creativos" tienen mayor tasa de éxito a la hora de vender sus ideas. Un ejemplo, las grandes firmas, sobre todo las consultoras de estrategia, suelen disponer de un departamento "creativo" que refleja en diagramas, imágenes y dibujos las ideas de los consultores con el objetivo de conseguir la venta. Todos los buenos profesionales saben crear una imagen adecuada para expresar sus ideas y son capaces de darle el valor que tiene.

Pero, ¿por qué son preferibles las imágenes, los dibujos y los diagramas a la hora de expresar una idea?

La respuesta es que el ser humano no piensa en palabras y frases. Sólo pensamos en figuras y/o imágenes. Las palabras son la materia prima del pensamiento. Al hablar o leer, ese asombroso instrumento, la mente, convierte automáticamente las palabras y frases en imágenes mentales. Cada palabra, cada frase, crea una imagen mental un poco distinta. Además, las imágenes se quedan grabadas en nuestra mente con mucha más facilidad que las palabras y permanecen en ella durante mucho más tiempo, es más sencillo impactar a nuestro interlocutor, que es el objetivo de la comunicación.

Pero como siempre, en la mesura está la virtud, Una idea escrita, representada de manera gráfica o por medio de un diagrama, tiene muchísima más capacidad de venta que una idea que se expone sólo de manera oral. No nos quedemos en lo superfluo: word o power point.

En esta ocasión hay que acudir el refranero popular:

Una imagen vale más que mil palabras

2 comentarios:

Okto dijo...

Me parece bien que prefieras a "los creativos", me parece bien que los defiendas ya que tú eres uno de ellos...
Pero de ahí decir que son más respetuosos con "los prácticos" que viceversa. Es ver lo que no se quiere ver o sólo una cuestión de la gente con la que te has cruzado.

De todas formas sólo hablas de las ventajas de PowerPoint a la hora de hacer una oferta a un cliente. Estoy contigo en que es mejor hacerlo de esta forma para conseguir un proyecto.
El problema del PowerPoint es que no puede sustituir un análisis ni un diseño y hay mucha (y cada vez me cruzo con más gente así) mucha gente que se cree que con cuatro dibujos y tres explicaciones escuetas tú puedes hacer tu trabajo.

Yo soy uno de esos "prácticos" que dices y nunca me olvidaré el día en que le dejé un documento (HOWTO's de un sistema, como hacer un backup, crear usuario, etc.) a uno de esos "creativos" y cómo este sólo perdió media hora para hacer una introducción (WTF!) en la que explicaba cuál era el objetivo del documento, obviamente explicar cómo hacer las cosas. No hace falta decir que no hizo nada más y me devolvió el documento para que siguiera.

Mmm, después de todo tal vez tengas razón y no nos caigáis bien :P

MGMT dijo...

Hola Okto, como bien apuntas cuando escribí el post sólo estaba pensando en la venta: oferta, plan de negocio, etc..., es decir reflejar una "idea" que tiene que venderse de alguna manera. No estaba pensando en ningún momento en una especificación. En este caso estoy de acuerdo en que es bastante recomendable emplear otras técnicas y herramientas. Me formé como ingeniero y soy un defensor a ultranza de la ingeniería y de disponer de unas especificaciones suficientemente detalladas antes de iniciar cualquier obra o trabajo. Pero incluso en el caso de las especificaciones los diagramas son fundamentales para poder entender la especificación. La Arquitectura y las Ingenierías más maduras que la informática (industrial, caminos, etc...) son un buen ejemplo de ello: planos, ingenería básica, ingeniería de detalle, etc... en estas disciplinas los estándares en las especificaciones son una realidad.

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