Ser responsable a veces implica agobiar a la gente

Check out this SlideShare Presentation:

Word o Power Point

deep impact on planet color-spettacolopuro-flickr A la hora de expresar una idea con la intención de que sea entendible por un tercero, suele ser muy habitual que nos encontremos con la disyuntiva del soporte informático que vamos a utilizar. Esta elección normalmente gira en torno a utilizar un procesador de textos (en el título he utilizado Microsoft Word para resumir) o un presentador de diapositivas (Power Point, idem). De hecho, en toda oficina existen fervientes partidarios y detractores de ambos soportes; si éstos coinciden en un equipo las discusiones sobre el soporte a utilizar soporte se pueden alargar durante largos minutos hasta que el responsable del equipo decide cortar. Finalmente se impone el formato preferido del jefe.

Pero debajo de esta disyuntiva meramente informática subyace otra mucho más relacionada con el lenguaje y la comunicación. Un "procesador de textos" se presta más a desarrollar y expresar la idea con texto, mientras que un "presentador de diapositivas" utiliza de manera preferente las imágenes, los dibujos y los diagramas. Los "profesionales prácticos" prefieren el procesador mientras que los "profesionales creativos" prefieren las diapositivas. El “profesional práctico” no quiere perder el tiempo dibujando, prefiere desarrollar la idea rápidamente en texto. El profesional creativo prefiere invertir un poco más en mostrar la idea apoyándose en la imagen.

En mi periplo profesional de oficina, me he encontrado con partidarios y detractores de ambas formas de comunicación y personalmente tengo que romper una lanza por los "creativos", mucho más respetuosos con los "prácticos". El "profesional práctico" suele despreciar las presentaciones en Power Point, no suelen ver la utilidad y sí el tiempo que se pierde en crear las presentaciones. Se quedan en la forma y no quieren ver ni entender el fondo; es como la persona que no escucha. De hecho, suelen bromear sobre las habilidades del "creativo" con el Power Point. Sinceramente, nunca he contemplado la actitud contraria.

Desgraciadamente para los "prácticos", está demostrado que los "profesionales creativos" tienen mayor tasa de éxito a la hora de vender sus ideas. Un ejemplo, las grandes firmas, sobre todo las consultoras de estrategia, suelen disponer de un departamento "creativo" que refleja en diagramas, imágenes y dibujos las ideas de los consultores con el objetivo de conseguir la venta. Todos los buenos profesionales saben crear una imagen adecuada para expresar sus ideas y son capaces de darle el valor que tiene.

Pero, ¿por qué son preferibles las imágenes, los dibujos y los diagramas a la hora de expresar una idea?

La respuesta es que el ser humano no piensa en palabras y frases. Sólo pensamos en figuras y/o imágenes. Las palabras son la materia prima del pensamiento. Al hablar o leer, ese asombroso instrumento, la mente, convierte automáticamente las palabras y frases en imágenes mentales. Cada palabra, cada frase, crea una imagen mental un poco distinta. Además, las imágenes se quedan grabadas en nuestra mente con mucha más facilidad que las palabras y permanecen en ella durante mucho más tiempo, es más sencillo impactar a nuestro interlocutor, que es el objetivo de la comunicación.

Pero como siempre, en la mesura está la virtud, Una idea escrita, representada de manera gráfica o por medio de un diagrama, tiene muchísima más capacidad de venta que una idea que se expone sólo de manera oral. No nos quedemos en lo superfluo: word o power point.

En esta ocasión hay que acudir el refranero popular:

Una imagen vale más que mil palabras

Visitar una gran ciudad

la_ciudad_no_es_para_mi Para la gran mayoría de los mortales viajar es una de las experiencias más reconfortantes que existen, sin embargo puede llegar a convertirse en una auténtica pesadilla si no se enfoca correctamente.

En este artículo expongo algunos consejos que no he encontrado en ninguna guía de viaje y que considero fundamentales a la hora de emprender una visita turística a una gran ciudad:

ANTES DE SALIR:

  • Zonas a visitar. Con la ayuda de un mapa de la ciudad dividir la ciudad en zonas y señalar aquellas que queramos visitar. Normalmente las grandes ciudades ya disponen de una división en áreas ó distritos que nos puede ayudar. Las zonas deben de ser amplias y abarcar varios sitios “objeto de visita”.
  • “Short-list” de sitios “objeto de visita”. Para cada zona crear una pequeña lista de los sitios que nos gustaría visitar. Si conocemos algún sitio en el que nos gustaría comer o beber algo, apuntarlo también.
  • Calendario de visitas. En una tabla a modo de calendario dibujar los días de viaje divididos en mañana y tarde. Posteriormente ubicar cada una de las zonas a visitar en cada una de las celdas de nuestra tabla-calendario. Pudiera ocurrir que no tengamos días suficientes para visitar todas las zonas elegidas . Es el momento de decidir qué visitas son más prioritarias o de elegir alguna más. De todos modos guardaremos en nuestra “short-list” el listado de zonas y sitios que “nos gustaría visitar” aunque no los hayamos podido encajar en el calendario. Hay que ser conscientes de que el calendario “antes de salir” es una previsión y que el calendario “durante el viaje” se irá concretando día a día, incluso pudiera ocurrir que tuviéramos que replantearlo durante el mismo. De ahí que en el calendario “antes de salir” sólo debemos ubicar grandes zonas y no perder el tiempo en concretar cuándo realizaremos cada una de las visitas recogidas en nuestra “short-list”.
  • Tecnología móvil. Si disponemos de algún móvil con tecnología GPS descargar los mapas de la ciudad. El GPS nos puede ahorrar muchos kilómetros y frustraciones.

DURANTE EL VIAJE:

  • Cada día: el día anterior por la noche o el mismo día por la mañana revisar el calendario y concretar las visitas del día. Actualizar el calendario si fuera necesario, por ejemplo si un día hemos visitado más o menos zonas de la previstas tendremos que incorporar o eliminar algunas zonas y reubicar otras.
  • Utilizar transporte público de superficie (autobús, tranvía, barco...) siempre que sea posible. La forma más barata y rápida de conocer una ciudad es mediante los transportes públicos de superficie. Si durante el viaje podemos disponer de wifi y de un dispositivo con navegador web podemos utilizar las páginas web de los transportes de la ciudad para conocer cómo ir de un punto a otro mediante este tipo de transporte. Normalmente esto lo realizaremos cuando revisemos el plan de “cada día”.
  • Necesidades fisiológicas básicas: nunca las echamos de menos hasta que nos hacen la vida imposible: sed y aguas mayores y menores. Es muy importante el hidratarse correctamente, una buena idea puede ser la de proveerse de agua mineral al comienzo de cada día. También debemos pensar en la “evacuación”, algo que puede llegar a arruinar un día de viaje si no encontramos el sitio adecuado; para no sufrir este problema debemos de acordarnos de utilizar los WCs siempre que tengamos opción de ello. Si no queremos dejarnos mucho dinero en bares y cafeterías lo mejor es utilizar los WCs públicos, de museos o de locales comerciales en los que no sea necesario consumir para utilizarlos: MCDonald’s, grandes centros comerciales, etc...
  • Guías de viaje: son una buena ayuda “antes del viaje” pero pueden limitarnos en exceso si queremos conocer la verdadera esencia de la ciudad. Si éste es nuestro propósito lo mejor es perderse por las calles que nos sorprenderán con rincones maravillosos que no están recogidos en ninguna guía.
  • Comidas: Si el tiempo acompaña y para abaratar nuestro viaje podemos desayunar, comer o cenar en alguno de estos rincones descubiertos. Seguro que no será difícil encontrar un supermercado o una tienda de ultramarinos cercana. El disfrute de la comida puede ser tan placentero como el del mejor restaurante del centro.
  • Souvenirs: Si no vamos a facturar nuestra maleta tenemos que tener cuidado con los souvenirs que llevemos en nuestro equipaje de mano, hay que recordar las restricciones con objetos punzantes líquidos, geles o similares. Recientemente me quedé sin un buen surtido de camembert francés porque en el control lo consideraron “doux”, es decir con textura líquida, en fin...

ENLACES INTERESANTES:

  • El GPS del iphone se puede utilizar de manera offline pero primero hay que descargar los mapas de la zona. Aquí un enlace que explica cómo descargar los mapas de Google para verlos sin conexión.
  • Virtualtourist.com: Guía de viajes online con el concepto 2.0, es decir colaborativa. En ella puedes encontrar hoteles, cosas que hacer en cada ciudad, restaurantes, comercios, vida nocturna, transporte, y un sin fin de información. Está en inglés.

Las relaciones interpersonales y el proceso de escucha

image Parece que últimamente los derroteros de este blog van más por la "productividad y mejora personal" que por la temática de "gestión", así que para no perder la costumbre hoy voy a intentar reflexionar sobre una forma de mejorar la efectividad de logro de nuestros objetivos cuando éstos dependen de los demás.

Pero primero, algunas preguntas para comenzar la reflexión: ¿somos realmente efectivos en nuestras relaciones interpersonales? ¿Conseguimos los objetivos que perseguimos cuando el éxito también depende de otros? ¿Generamos confianza en los demás? Aristóteles decía en su Retórica que el hombre no es un ser sólo racional, sino que obedece también a las emociones. Los griegos, a los que se le daba muy bien el estudio del discurso y la persuasión, distinguían tres dimensiones en un proceso de comunicación, las cuales había que dominar para ser realmente persuasivos. Estas dimensiones eran:

  • ETHOS: se trata de la credibilidad personal. Confianza que inspiramos.
  • PATHOS: lado empático, el sentimiento.
  • LOGOS: lógica, parte razonada de la exposición

Creo que estamos de acuerdo en que la mayor parte de nosotros, cuanto intentamos convencer a alguien de nuestros argumentos, centramos todos nuestros esfuerzos en la dimensión del LOGOS, descuidando las otras dos. Es decir, nos centramos en la comunicación unidireccional, intentando convencer a nuestro interlocutor sin ni siquiera intentar entender sus argumentos y razonamiento. En definitiva, "no escuchamos", algo que nos habrán dicho muchísimas veces y a lo que siempre se hace caso omiso. Pero, ¿realmente funciona esto de escuchar? ¿Tendrán razón los griegos como casi siempre? Pues la mejor manera de comprobar si un nuevo método funciona es hacer una prueba y ponerlo en práctica, después iremos corrigiendo como en todo proceso de mejora. En este caso la puesta en práctica es realmente sencilla ya que somos seres sociales y a lo largo del día se nos presentan infinidad de oportunidades en las que tenemos que utilizar un proceso de comunicación para convencer, negociar o simplemente dialogar.

Aunque parezca sencillo una escucha efectiva requiere de entrenamiento. Stephen R. Covey, a partir de su principio de "procura primero comprender y después ser comprendido" distinguía cuatro niveles de madurez en la habilidad de escucha de una persona:

  1. Imitar el contenido. Simplemente se escucha. Es la escucha "activa" o "refleja". No es un nivel 0 porque al menos se escucha. Pero imitar el contenido es fácil, basta con escuchar las palabras del otro y repetirlas, ni siquiera es necesario gastar materia gris. ¿Cuántas veces hemos presenciado diálogos en los que uno de los interlocutores no hace más que asentir y repetir las palabras del otro? Hay personas que se encuentran a gusto con interlocutores que presentan un nivel de madurez de escucha de este tipo. Son personas "fáciles" de tratar porque siempre dan la razón. Suele ocurrir frecuentemente en las situaciones de subordinación profesional.
  2. Parafrasear el contenido. Este nivel de madurez es un poco más efectivo, pero todavía se limita a la comunicación verbal. Se trata de decir con nuestras propias palabras lo que el interlocutor nos está comunicando. Aquí ya aplicamos el lado izquierdo del cerebro, el del razonamiento lógico, es decir, somos capaces de entender lo que se nos quiere decir y expresarlo con nuestro propio lenguaje.
  3. Reflejar el sentimiento sobre lo que se está escuchando. En este nivel de madurez se utiliza sobre todo el hemisferio derecho, el emocional, y se atiende más a los sentimientos que se captan durante la comunicación que a la propia escucha.
  4. Parafrasear el contenido y reflejar el sentimiento. Este nivel de madurez engloba los niveles 2 y 3, no sólo escuchamos y entendemos el contenido si no que también somos capaces de captar los sentimientos expresados por la otra persona durante el proceso de comunicación. Es una escucha mucho más completa y sincera. Este nivel de madurez no es sencillo y seguramente nos hayamos encontrado con muy pocas personas que realmente lo tengan desarrollado, es fácil identificarlas porque saben entender lo que queremos o necesitamos sin necesidad de tener que explicitarlo mediante el lenguaje. Es un nivel enormemente efectivo puesto que genera una gran confianza en la otra parte que suele abrirse a nosotros desapareciendo la barrera entre lo que "realmente se quiere decir" y lo que "se dice".

Pero, puestos a probar, ¿cómo podemos saber que realmente avanzamos en nuestro proceso de mejora de la escucha? ¿Cómo podemos comprobar si esta mejora efectivamente redunda en favor nuestro? Cada uno de nosotros podemos fijar nuestros propios indicadores, como si de una dieta de adelgazamiento se tratara. Por ejemplo, podemos medir la frecuencia de discusión con nuestra pareja, la influencia sobre nuestros hijos, si somos más convincentes en nuestro trabajo, etc... Todo dependerá de los objetivos que nos fijemos al inicio del proceso de mejora. Sin embargo, existe una sensación que toda persona experimenta cuando llega a un nivel 4 de madurez, y es aquella que nos hace ver las enormes diferencias que tenemos las personas en la percepción de la realidad, diferencias que en otros niveles de madurez no se distinguen. Es precisamente el identificar esas diferencias lo que nos va a ayudar a aplicar nuestro razonamiento (LOGOS) con otro enfoque mucho más convincente para la otra parte, lo que a posteriori aumentará nuestra credibilidad (ETHOS). Una vez identificadas las diferencias podemos actuar e influir sobre ellas y aplicar nuestros razonamientos (LOGOS) con otro enfoque mucho más convincente para la otra parte, un enfoque de adentro hacia afuera y no de afuera hacia dentro como hacemos cuando intentamos convencer sin escuchar. Sin embargo corremos un grave peligro al aplicar la escucha empática ya que podemos acabar dejándonos influir por la otra parte. Sin embargo, dejarse influir es la clave para influir a los demás.

La gestión del talento en Google


Incluso en estos tiempos en los que el mercado laboral sufre los excesos de una época de empacho financiero, se hace necesaria la gestión del talento en las empresas. Esto lo sabe muy bien una compañía como Google que, a pesar de anunciar reducciones de personal, ha elegido esta época de poco movimiento laboral para reforzar la retención de aquellas personas que realmente son valiosas para su negocio. Y es que los talentos no saben de crisis laborales y eso lo está sufriendo Google que ve cómo sus ingenieros más productivos, sus diseñadores más creadores y sus mejores vendedores están abandonando la compañía. Leemos en el The Wall Street Journal que estos profesionales se sienten infravalorados después de un crecimiento que les ha llevado a perder la motivación de aquella start-up que un día fue y que ellos mismos conformaron.

Ante esta situación la empresa nos sorprende con otra de sus iniciativas innovadoras, pero en esta ocasión no se trata de un nuevo producto, si no de un nuevo proceso de gestión de interno: los cerebros de Google están explorando los datos de sus empleados con el objetivo de conseguir un algoritmo que les ayude a identificar aquellos profesionales con más probabilidades de abandonar la empresa. Dejando atrás trasnochados métodos como la antiguedad en la empresa, los años de experiencia, titulación, afinidades personales, Google se basa en datos más adecuados para identificar el talento: encuestas, peer reviews (revisiones entre iguales), histórico de promociones y salarios, reviews o evaluaciones de desempeño,... Estos son los datos que utilizará la fórmula matemática para identificar el talento susceptible de irse, al parecer este algoritmo se encuentra en fase de pruebas. Esperemos que tomen nota muchas empresas al otro lado del charco.

Enlaces:

Google Searches for Staffing Answers

Artículos relacionados:

La misión

Mejorando la concentración

A cada paso una inspiración y a cada inspiración una barrida. Paso - inspiración - barrida. Paso - inspiración - barrida.

MOMO - Michael Ende
¿Cuánto tiempo perdemos en nuestro tiempo libre preocupándonos por acontecimientos pasados o futuros?. ¿Cuántas veces las obsesiones no nos dejan disfrutar del presente con plenitud?. Al igual que ocurre en nuestros momentos de ocio, esa falta de concentración es también uno de los peores enemigos de la productividad.

Las preocupaciones nos llevan a no escuchar a los que queremos, a comer deprisa, a no mirar a nuestro alrededor mientras caminamos, ... Vivir el presente, es sin lugar a dudas, la única manera de disfrutar la vida plenamente. Si conseguimos concentrarnos en el momento disfrutaremos más de la comida, de los amigos, de la familia, lograremos obtener mayor beneficio y placer de todo ello: escuchando y entendiendo a los demás evitamos desencuentros, mirando a nuestro alrededor podemos encontrar ese piso que tanto buscábamos, comiendo despacio podemos mejorar las digestiones...

De la misma manera, en nuestro trabajo diario podemos ser mucho más productivos si nos concentramos en lo que estamos haciendo y evitamos las distracciones.

7 consejos para mejorar la concentración:

  1. La mono-tarea. Al contrario que las máquinas, los humanos somos más productivos si nos centramos en una sola tarea. Las máquinas por suerte no poseen nuestra capacidad de dispersión. Un ejemplo muy claro es internet: lo abrimos para buscar un concepto, mientras cargamos unos cuantos resultados de búsqueda abrimos el correo y vemos un chismorreo de un amigo que nos lleva a un periódico digital donde encontramos una noticia que nos interesa mucho... Cuando nos queremos dar cuenta hemos perdido una hora y no nos acordamos ni de lo que queríamos hacer en un principio.
  2. No trabajes deprisa. Piensa lo que haces, hazlo despacio. Esto ayuda a centrarse en la tarea. "Las prisas nunca fueron buenas consejeras" dice la sabiduría popular.
  3. No te cargues de tareas y objetivos. Hay que ser consciente de la capacidad de cada uno y no decir a todo que sí. Las tareas planificadas para un día, una semana, un mes... deben de ser realistas. Un exceso de tareas sólo lleva a saltar de una a otra sin finalizar ninguna.
  4. Planifica descansos entre tareas. Un descanso es una buena recompensa cuando finalizas una tarea. También ayuda a prepararse para la siguiente.
  5. Dedica 5 minutos al día a no hacer ni pensar en nada. Es una buena forma de aprender a desconectar de las obligaciones y las preocupaciones.
  6. Procura tener la mente ocupada con lo que estás haciendo y no con otras preocupaciones.
  7. En tu tiempo libre disfruta de las "cosas pequeñas" aunque sean cotidianas: la partida de tute, el vino, los hobbys, la vuelta a casa después del trabajo, ...
Artículos relacionados:

La nueva revolución en música online: Spotify

Procrastinemos, hoy la cosa va de entretenimiento. Vamos a dar tregua a las tareas. Se trata de Spotify la última tendencia en música en la red. Lo podemos definir como un reproductor de música online bajo demanda. ¿Pueden haber llegado a su fin las horas perdidas recopilando álbumes y los gigas y gigas de música almacenados en nuestros discos duros..?

Para poder utilizarlo deberemos descargarlo del sitio de Spotify, para ello deberemos registrarnos y solicitar una invitación en la propia página. Suelen tardar alrededor de una semana en enviártela a tu buzón de correo. La invitación también puede provenir de cualquier usuario de Spotify. Si no queremos esperar podemos comprar una suscripción mensual por 9,99 €/mes.

Algunas de las maravillas que esconde esta herramienta:
  • Enorme base de datos de música. Lo encuentra casi todo.
  • Muy sencillo de usar. Interfaz muy similar al itunes. Incluso, muestra la carátula del disco en reproducción.
  • Crear y compartir tus listas de reproducción. Ayer descubrí que también se pueden "postear" de una manera muy sencilla y vistosa en facebook. En este enlace explican como.
  • Radio temática.
  • Últimas novedades y recomendaciones de música en función de tu perfil.
Su únicas pegas:
  • Para poder utilizarlo se necesita de una conexión a internet.
  • la versión gratuita incluye publicidad sonora (yo llevo tiempo utilizando Spotify y la publicidad suele saltar cada hora y media aprox.).
Enlaces:
top